Choose languageLanguage
Blog

Со потсетници до секогаш ажурна евиденција на работно време

SpicaBlog_All-EU-employers-must-now-record-employees_-working-hours
Datum
11/07/2024

Многу компании имаат потешкотии со водењето на точна и ажурна евиденција на работно време и присуство. Вработените често забораваат да се пријават или одјават од работното место, или пак да внесат податоци за работното време и присуството.

Покрај тоа, вработените многу често го одложуваат евидентирањето на работното време, сметајќи дека тоа е непотребна бирократија. Порано или подоцна, сето ова предизвикува грешки, изгубено време и доцнење во подготовката на пресметката на плата.

Прецизното и навремено евидентирање на работното време, како и присуството е основа на процесот за добро управување со човечките ресурси. Прецизен систем и процес на евидентирање на работното време е од суштинско значење, доколку сакате да се осигурате дека вашите вработени се соодветно платени, дека ефикасно управувате со работните процеси и ја мерите продуктивноста. Последно, но не и најмалку важно, проверете дали вашата компанија ги почитува сите законски прописи кои ја регулираат оваа област.

За среќа, постојат неколку начини да се осигурате дека вработените редовно ги внесуваат податоците и дека нивната евиденција на работно време и присуство се ажурира во реално време.

Една од најдобрите опции за ова се потсетниците за евидентирање на времето, но исто така постојат и други опции. Ајде да погледнеме некои од најдобрите начини како да се осигураме дека вработените навистина го евидентираат своето работно време.

Јасно соопштени очекувања и процес на евидентирање на работното време

Најпрвин, погрижете се вашите вработени целосно да ги разберат политиките, процедурите и алатките на вашата организација за внес и обработка на податоците за работното време. Ова особено важи за нововработените, но процедурите треба да се повторуваат од време на време и за вработените кои се кај вас некое време.

Од посебна важност е за евиденцијата на работното време и присуствата да посветите посебно поглавје во прирачникот кој го употребувате при вработување ("onboarding manual") и секој вработен да биде соодветно обучен. Ако ги поставите правилата на почеток (и се погрижите вработените да ги следат од самиот почеток), управувањето со вашите вработени ќе биде многу полесно.

Предлагаме во поглавјето да ги вклучите следниве точки:

  • Објаснете зошто податоците за работното време и присуството се важни.
  • Објаснете го процесот на евидентирање на работното време и присуството.
  • Поставете стандарди и очекувања кои ќе важат за сите.
  • Согласно потребите обезбедете обука за вработените.
  • Доколку сметате дека е соодветно, поттикнете совесно и доследно внесување на податоци.

Повеќе насоки за тоа како успешно да го имплементирате процесот на регистрација и евиденција на работно време во вашето работење и како да обезбедите соодветна техничка поддршка, ве покануваме да прочитате во нашиот Водич за евиденција на работно време.

Потсетници за евидентирање на работното време - Најпрактичен начин до ажурна евиденција на работното време

Потсетниците за евидентирање на работното време (усни или писмени потсетници за внес на податоци за работното време) се еден од најдобрите начини како да се осигурате дека евиденциите на работното време се ажурни. Важно е да се потенцира дека потсетниците се корисни, само ако вработените се веќе запознаени со процедурите, алатките, правилата и очекувањата во вашата организација.

Потсетниците за евидентирање на работното време може да се поделат во две групи:

  1. Технички решенија
  2. Интервенции на менаџментот

Техничките решенија се многу поефикасни, бидејќи работата која одзема многу време ја врши технологијата. Менаџментот има многу поважни задачи, отколку што е самото потсетување на вработените да водат ажурна евиденција за своето работно време.

Затоа е толку важно да имате добро програмско решение за евидентирање на работното време и присутноста. Сега да погледнеме како технологијата може да ни помогне при водење на ажурна евиденција на работното време.

1. Автоматизација на регистрацијата

Бројни решенија за евидентирање на работното време и присуството (како што е решението на Špica) имаат паметни функции кои се повеќе го автоматизираат евидентирањето на работно време .

Пример за таква автоматизација е потсетникот за регистрација при доаѓање или при заминување, кога вработените се наоѓаат во близина на одредена локација. За таа цел може да се употребуваат GPS координати или Bluetooth beacon-и.

Доколку се прашувате што се Bluetooth beacon-ите: тоа се уреди кои можете да ги користите за да разликувате повеќе позиции на дадена локација. На овој начин знаете кој влегол или излегол во одредени простории, а не само на одредена локација. Станува збор за мали и евтини уреди со батериско напојување.

За ваква автоматизација покрај GPS и Bluetooth може да се користи и Wi-Fi. Во пракса тоа значи дека доаѓањето на вработените на работното место се регистрира веднаш штом ќе влезат во Wi-Fi зоната и ќе се поврзат на мрежата.

Штом ќе ја напуштат областа, се исклучува Wi-Fi конекцијата и се регистрира нивно заминување од работното место.

Прочитајте студија за тоа како се користи Wi-Fi автоматизацијата од страна на компанијата Sirius2010.

2. Известувања или текстуални SMS пораки на мобилниот телефон

Во денешниот свет на брзи технологии, многу вработени ги користат своите паметни телефони за различни намени, вклучително и за работа. Модерните решенија за евиденција на работно време се базираат на cloud, што значи на располагање им се и мобилни апликации.

Доколку сакате да бидете сигурни дека вработените нема да забораваат да се пријават или одјават, можете да ги користите како потсетник известувањата на мобилниот телефон. Можете да ги поставите така што потсетувањето ќе се испраќа во одредени часови од денот или кога вработениот влегува или излегува од одредена област.

Алтернатива на известувањата на мобилен телефон (доколку вработените не користат мобилна апликација) е испраќање на текстуални пораки (SMS). Повремено можеме да ги игнорираме известувањата (понекогаш ги има премногу), но скоро секогаш читаме SMS пораки, што е голема предност.

3. Потсетници по e-mail и апликацијата Slack

Покрај известувањата на мобилен телефон, потсетниците по e-mail може да бидат корисни и кога вработените треба да бидат предупредени да ги евидентираат нивните работни часови. Ова е особено погодно, кога програмската опрема за евиденција на работно време и присуство утврди дека недостасуваат записи во евиденцијата.

Еве неколку примери на потсетници по e-mail:

  • Не заборавајте да ги поднесете вашите евиденции за работно време до крајот на денешниот ден! Вашите точни и навремени записи ни помагаат ефикасно да управуваме со ресурсите.
  • Љубезно ве потсетуваме дека до крајот на утрешниот ден мора да ги поднесете вашите евиденции за работно време за оваа седмица. Точната евиденција за работното време гарантира дека сте платени правилно и на време.
  • Крајот на седмицата е повторно блиску! Одвојте неколку минути за да ја пополните вашата евиденција за работно време за седмицата и да ја доставите до крајниот рок.
  • Потсетуваме дека евиденцијата за работното време мора да се достави на крајот од секоја седмица. Погрижете се да ја пополните и поднесете навремено, бидејќи на тој начин ќе избегнете доцнење кај пресметката на вашата плата.

Со редовните потсетници по e-mail, можете едноставно и ефикасно да ги потсетите вработените дека треба да ја извршат својата евиденција на работно време. Исто така, можете да поставите автоматски потсетници, кои ќе се испраќаат на крајот од секој ден, на одреден ден во седмицата или кога недостасуваат податоци во евиденцијата.

Преку Outlook, Gmail и други можете едноставно да нагодите и автоматизирате потсетници по e-mail.

Доколку вашиот тим покрај e-mail, ја користи и апликација Slack, тогаш во рамките на апликацијата може да поставите повторувачка порака која ќе се испраќа до целата компанија или до одреден канал во апликацијата. Една од предностите на автоматскиот потсетник во апликацијата  Slack е тоа што се испраќа како задача, која примачот треба да ја заврши. Оваа функција осигурува дека задачата за поднесување листа на временски евиденции останува активна на профилот на примачот се додека не се заврши.

4. Потсетник за цела компанија во календар

Во апликацијата календар, што ја користи вашата компанија, можете да поставите повторувачки настан, за да ги потсетувате вработените на конкретен ден и во конкретно време да ја пополнат својата евиденција за работно време. Одберете ја фреквенцијата на настанот која соодветствува на распоредот за пресметка на плати во компанијата или на роковите на проектот.

Поставувањето на таков потсетник е многу едноставно. На повторувачки настан во календарот поканете ги сите вработени и погрижете се настанот да е поставен на начин навремено да ги потсетува на крајниот рок за поднесување на евиденцијата за работно време. 

Потсетникот може да го приспособите да вклучува конкретни упатства, насоки или ресурси кои им се потребни на вработените за да ја исполнат евиденцијата на работното време. Тоа може да вклучува линкови до образецот за евиденции на работно време или контакт податоци на службата за човечки ресурси во случај на било какви прашања.

5. Мониторинг од страна на раководството

Покрај техничките решенија, понекогаш е потребна и човечка интеракција. Ако ниедно друго решение не функционира, важно е раководството проактивно да се погрижи за правилно пополнување на евиденцијата за работното време. 

Ова може да вклучува редовни еден-на-еден или групни состаноци со вработените, на кои ќе може заедно да се прегледаат евиденциите за работното време и веднаш да се разрешат сите проблеми. 

Се разбира, потсетувањето на вработените да го евидентираат работното време е задача со мала додадена вредност, затоа раководството треба да го прави тоа само во краен случај. Менаџментот треба да се фокусира на поважни задачи (на пример, развој на стратегија, управување, итн.), а задачите од пониско ниво треба да се автоматизираат и оптимизираат со помош на програмска опрема.

6. Други идеи за потсетници за евидентирање на работното време

Подолу се наведени некои други, не толку чести идеи за потсетници за евидентирање на работното време, кои  можете да ги употребувате доколку сметате дека некоја од нив одговара на организација на вашата компанија.

  • Објавете постер на кој вработените ќе можат да го видат потсетникот.
  • Испратете гласовни пораки до вработените.
  • Ставете потсетници, летоци или самолепливи белешки на бирото на вработените.
  • Организирајте кратки „спринтови“, на кои сите вработени ќе се погрижат нивните евиденции за работно време да се ажурирани.
  • Назначете лице, чија работа ќе биде да ги потсетува вработените за евидентирање на работното време.

    Бројни предности на ажурната евиденција на работно време

    Како што беше споменато и претходно, ажурните евиденции на работно време обезбедуваат брза пресметка на плата и правична исплата на вработените, а истовремено ефикасно управување со работните процеси и одржување висока продуктивност. Точната евиденција на работното време, гарантира дека компанијата работи во согласност со законот.

    undefined


    Покрај тоа придонесува и за некои други предности кои треба да се земат во предвид. Една од нив е присуството на вработените во реално време. Со евидентирање на работно време во живо, можете точно со само еден поглед на контролната табла на решението за евидентирање на работното време да видите кој работи во конкретниот момент.

    На контролната табла можете лесно да видите, кога вработените дошле на работа и каде е евидентирано нивното доаѓање или заминување. Покрај тоа, контролната табла покажува и кој е моментално присутен, отсутен или на службено патување. 

    Во решението на Špica за регистрација и евиденција на работно време, посебно се прикажани вработените кои работат од дома или имаат пауза. На овој начин ќе имате добар преглед на секојдневните случувања во вашата компанија.

    Да резимираме, постојат неколку начини да се осигурате дека вашите вработени правилно ја пополнуваат евиденцијата на работното време. Без разлика дали ќе се одлучите за автоматизација, известувања на мобилни телефони, потсетници на e-mail или комбинација од овие решенија, важно е да утврдите што најдобро одговара за вашата компанија и да се придржувате до тоа.

    Со малку труд можете да ја зголемите ефикасноста, да добиете преглед на секојдневните случувања во вашата компанија, а тоа ќе ви помогне да донесете подобри одлуки во управувањето и да се осигурате дека вашите вработени се правилно и навремено исплатени.