Евиденција на работно време: Основа за ефикасност на работната сила во клиника
Решение: SPICA All Hours
Содржина:
- Зошто медицинскиот персонал го сака SPICA All Hours
- Пред и по воведувањето на решението на Spica
- Како податоците од SPICA All Hours ќе бидат уште подобро искористени во иднина
- Индустрија: медицина
- Големина на компанија: средно-голема (меѓу поголемите приватни клиники во Хрватска)
- Број на вработени: приближно 100
- Посебни карактеристики: Награда од International Medical Travel Journal за најдобра меѓународна клиника за козметичка хирургија
За Поликлиника Bagatin: Пластична хирургија, стоматологија, дерматологија и козметологија
Поликлиниката Bagatin е основана во далечната 1995 година како приватна ординација за максилофацијална хирургија од страна на проф. д-р сц. Маријо Багатин, светски познат максилофацијален и пластичен хирург. Неколку години подоцна, во 2002 година, проф. д-р сц. Маријо Багатин, д-р Динко Багатин и д-р Томица Багатин ја основаа Поликлиника Bagatin. Во моментов работат две клиники во Загреб и една во Сплит, како и четврта локација за услуги за поддршка.
Покрај општите медицински услуги, поликлиниката Bagatin нуди и услуги од пластична хирургија, козметологија, стоматологија и дерматологија. Пластичната хирургија го сочинува најголемиот дел од нивната работа, бидејќи и Томица и Динко Багатин се хирурзи. Клиниката вработува приближно 100 вработени, од кои околу 80 се вработени со полно работно време.
Годишно, поликлиниката се грижи за голем број пациенти и други клиенти. Нивните клиенти доаѓаат првенствено од Хрватска, но клиниката привлекува и поединци од други земји, посебно поради медицинскиот туризам, особено во стоматологијата и пластичната хирургија.
Предизвици: Сложена постапка за регистрирање и информирање на вработените за отсуство
Пред решението на Spica, поликлиниката Bagatin користеше стар систем за картички и ПИН, кој не се покажа како најсигурен, па затоа поликлиниката мораше да одлучи дали да го надгради или да го замени системот. По периодот на тестирање, тие се одлучија за решението на Spica.
SPICA All Hours нуди Geofencing, овозможувајќи им на вработените да се најавуваат и одјавуваат од системот користејќи ја само мобилната апликација кога се наоѓаат на наведената локација одредена од администраторите. Вработените во Bagatin се најавуваат во системот или преку апликацијата или преку мобилен телефон додека се физички присутни во радиус од 20 метри околу поликлиниката.
„Имаше одредени приговори и прашања пред да го воведеме новиот систем, како што секогаш има кога се прават промени. По воведувањето, повеќе немаше прашања“, вели Анте Шантиќ, раководител на ИТ во поликлиниката Bagatin.
Вработените сега можат сами да пристапат до сите податоци, додека порано мораа да се јавуваат во финансискиот оддел. Член на тимот од одделот би ги прегледал и соопштил податоците за годишен одмор за претходната и тековната година. Многу време се губеше на овој процес. Сега, секој може да го провери преостанатото салдо од годишниот одмор директно на својот телефон.
„Воспоставивме и календари за планирање и организирање на работата. Прегледувањето и координирањето на годишниот одмор сега е многу полесно отколку порано“, истакнува Анте Шантиќ. Пред решението на Spica, менаџерите ги следеа овие податоци преку Excel документ.
„Сега, вработените можат сами да ги следат сите податоци, што претходно не беше случај, бидејќи мораа да го контактираат финансискиот оддел за своите податоци“, објаснува Анте Шантиќ.
Решение: Менаџерите имаат одличен преглед за вработените, а вработените имаат пристап до сопствените податоци.
„Решението на Spica ни овозможува без напор да ги решаваме случаите кога некој ќе заборави да се регистрира. Нема потреба да се јавувате. Сè се снима и решава во апликацијата“, вели Анте Шантиќ.
Нашата работа е главно организирана во смени од 8:00 до 20:00 часот. Никој не работи повеќе од 8 часа, а работното време е организирано доста флексибилно. Клиниката сега го користи решението на Spica за следење на работното време, вклучувајќи го почетокот и крајот на работата, формирајќи ја основата за обработка на плати. Врз основа на овие податоци, персоналот за човечки ресурси сега може да подготвува плати за сите вработени во значително пократок период во споредба со претходно.
Барањата за отсуства и евидентирањето на отсуства на персоналот се исто така значително полесни со решението на Spica. Менаџерите можат да одобрат или одбијат отсуство директно во апликацијата. Локациските менаџери можат да ги следат локациите на своите вработени на нивните работни места, на пример на локација на клиниката во хотелот Хилтон Загреб. Сопствениците на поликлиниката Bagatin, Томица и Динко Багатин, исто така добиваат посебен извештај.
„Задоволен сум од решението на Spica. Многу е флексибилно. Можеме да се најавиме преку мобилен телефон. Извештаите се многу корисни за менаџерите. Сите имаат позитивни искуства, од вработените до сопствениците. Го препорачувам на сите компании со поголем број на вработени. Во иднина планираме да извезуваме податоци од решението на Spica и во други системи“, заклучува Анте Шантиќ, кој се сретнал со решението на Spica за време на неговата претходна работа во Franck.
Со воведувањето на нови системи како што се CRM и ERP, клиниката сега е во фаза на дигитална трансформација, со понатамошни надградби, особено во областа на планирање на работните распореди.
Резултати
- Вработените можат да ги следат сите свои податоци од евиденцијата на работно време на своите мобилни телефони.
- Финансискиот оддел повеќе не треба да бара информации за отсуство и да ги информира вработените, на пример по телефон.
- Менаџерите имаат одличен преглед за вработените и многу лесно управуваат со отсуствата.
- Сопствениците добиваат посебни извештаи кои им даваат преглед на целата организација, која се протега низ трите локации на клиниките.
- Одделот за човечки ресурси троши многу помалку време за подготовка на плата.
